Dans le monde professionnel, il est essentiel de maîtriser les méthodes de communication pour maintenir une relation harmonieuse avec ses collaborateurs et partenaires.
Parmi ces méthodes, convenir d'un rendez-vous par mail indispensable.
Comment rédiger un mail efficacement et de manière adaptée à la situation ? Quels éléments sont à prendre en compte ?
Suivez nos conseils pour réussir l'organisation de vos rendez-vous par mail !
Le choix de l'objet de votre mail est crucial puisqu'il doit être suffisamment explicite pour intéresser votre destinataire et refléter le contenu de votre message. Insérer le mot "Rendez-vous" dans l'objet permet à votre interlocuteur de comprendre instantanément l'objectif du mail. Il sera donc plus enclin à y répondre rapidement. N'hésitez pas également à mentionner dans l'objet la raison du rendez-vous, ou le nom de la personne/entreprise concernée si cela est pertinent.
Le corps de votre mail doit être rédigé avec soin pour éviter les malentendus. Commencez par vous présenter si nécessaire, en donnant votre nom, prénom et fonction au sein de l'entreprise. Cela permettra à votre destinataire d'identifier rapidement qui vous êtes et d'établir un lien entre votre identité et le contenu du mail.
Ensuite, exposez clairement la raison pour laquelle vous souhaitez convenir d'un rendez-vous ainsi que les éléments essentiels à partager lors de cet échange. Veillez à adopter un ton professionnel et courtois, même si vous connaissez déjà votre interlocuteur.
Bonjour Mme/M. Dupont,
J'espère que vous allez bien. Je me permets de vous contacter afin de solliciter un rendez-vous téléphonique pour discuter des dernières avancées concernant notre projet en cours, ainsi que des perspectives pour les prochains mois. Serait-il possible de trouver un créneau commun dans les deux prochaines semaines ?
Je me tiens à votre disposition pour déterminer une date et un horaire qui vous conviennent. N’hésitez pas non plus à m’indiquer si vous avez une préférence pour un moment particulier.
Je vous remercie d'avance pour votre disponibilité et reste à votre écoute pour toute question ou précision.
Cordialement,
Votre Prénom NOMVotre fonction / Votre entreprise
Afin de faciliter l'organisation du rendez-vous, pensez à proposer plusieurs options de dates et heures. Cela permettra à votre interlocuteur de choisir celle qui lui convient le mieux en fonction de son emploi du temps.
Une fois que vous avez obtenu un accord sur une date et une heure, confirmez-le par mail pour éviter tout malentendu ou oublie de dernière minute et fixer ainsi définitivement ce rendez-vous professionnel.
Afin de convenir d'un rendez-vous qui convient à votre contact, la meilleure solution reste d'envoyer un lien directement vers votre agenda. Ici, votre contact peut réserver le créneau de son choix, directement dans votre agenda !
Et c'est là que lemcal entre en jeu.
Comment fonctionne lemcal ?
1. Créez votre compte lemcal grauitement
2. Personnalisez votre page de prise de rendez-vous
3. Copiez le lien de votre page de rendez-vous
4. Collez-le dans le corps de votre mail
Votre contact clique sur le lien et peut choisir le créneau qu'il souhaite. Vous recevez ensuite une notification et un évènement est créé automatiquement dans votre Google Agenda.
N'oubliez pas de prendre des notes lors du rendez-vous et de réaliser un compte-rendu succinct dès la fin de celui-ci. Ceci est essentiel pour assurer une bonne communication et s'assurer que les objectifs définis lors de ce rendez-vous seront bien réalisés.
En outre, une relance rapide après le rendez-vous est importante, même si c'est simplement pour remercier votre interlocuteur pour sa disponibilité et réitérer vos points clés. Cela constitue une excellente manière d'entretenir une relation de confiance avec vos partenaires et collaborateurs.
Selon le contexte (rencontre informelle vs négociation commerciale), ajustez le ton et le niveau de formalité de votre mail. Il en découle une plus grande cohérence et un respect du protocole professionnel.
Si vous connaissez déjà personnellement la personne avec qui vous devez fixer un rendez-vous, ou si cette dernière désire donner un caractère moins formel à ce rendez-vous, n'hésitez pas à adapter votre vocabulaire et votre approche selon ces circonstances.
En appliquant ces conseils lors de la rédaction de vos mails pour convenir de rendez-vous professionnels, vous améliorerez grandement l'image que vous donnez à vos partenaires et collaborateurs. Par ailleurs, cela facilitera l'établissement de relations solides et durables au sein de votre environnement professionnel.
G2 Rating | Price | Best for | Standout feature | Con | |
---|---|---|---|---|---|
4.9 star star star star star | $30/mo $75/mo $2,999/mo | Large, distributed sales teams | AI evaluation precision, gamified KPIs | Lack of tracking system | |
4.6 star star star star star-half | Not publicly available | Sales operations and finance teams | Powerful configurability | Limited training resources and complex to navigate | |
4.4 star star star star star-half | Not publicly available | Mid-market and enterprise businesses | Comprehensive incentive management | Potentially high cost and steep learning curve | |
4.7 star star star star star-half | $15/user/mo $40/user/mo Enterprise: custom price | Complex sales structures and businesses of all sizes | Complex sales structures and businesses of all sizes | Steep learning curve | |
4.6 star star star star star-half | Not publicly available | Collaborative teams | Connected planning | Complexity and steep learning curve | |
4.6 star star star star star-half | Not publicly available | Companies with complex sales structures | Complex incentive compensation management (ICM) with high efficiency and accuracy | Complexity for smaller teams and potentially high costs | |
4.7 star star star star star-half | Not publicly available | Companies who want to automate commission calculations and payouts | Simplicity and ease of use | Lack of features like redirection | |
4.7 star star star star star-half | $30/user/mo $35/user/mo Custom: upon request | Businesses that need a comprehensive and user-friendly sales compensation management software | Ease of use and adoption | Lack of ability to configure the product based on user needs | |
4.8 star star star star star-half | Not publicly available | Companies with modern sales culture and businesses who want real-time insights | A built-in dispute management and real-time visibility | Users say it works slowly, customer support is slow | |
4.9 star star star star star | $30/user/mo $50/user/mo | Smaller sales teams | Powerful automation | Lesser user base and average user interface | |
4.7 star star star star star-half | Not publicly available | Companies with scalable needs | Automated Commission Calculations | Lack of filtering by date, no mobile app |
PRM Tool | Rating | Feature | Pro | Con | Mobile App | Integrations | Free Plan | Pricing |
---|---|---|---|---|---|---|---|---|
4.65 star star star star star-half | Org-wide alignment | User-friendly layout and database | Suboptimal as a personal CRM | square-check | Lack of tracking system | square-check | Team: $20/month Business: $45/month | |
4.7 star star star star star-half | Social Media Integration | Easy contact data collection | No marketing/sales features | square-check | Lack of tracking system | square-xmark 7-day trial | $12/month | |
4.75 star star star star star-half | Block Functions | High customization capability | Not a dedicated CRM | square-check | Limited | square-check | Plus: €7.50/month Business: €14/month | |
N/A | Open-source | Open-source flexibility | Requires extensive manual input | square-xmark | Limited | square-check Self-hosted | $9/month or $90/year | |
3.1 star star star | Simple iOS app | Ideal for non-tech-savvy users | iPhone only | square-check iOS only | Limited | square-xmark 1-month trial | $1.49/month or $14.99/month | |
3.6 star star star star-half | Smart Contact Management | Feature-rich and flexible | Reported bugs | square-check | Rich | square-xmark 7-day trial | Premium: $13.99/month Teams: $17.99/month | |
4.4 star star star star star-half | Customizable Interface | Customizable for teamwork | Pricey for personal use | square-check | Rich | square-xmark | Standard: $24/member Premium: $39/member | |
4.7 star star star star star-half | Integrated Calling | Integrated Calling | Too sales-oriented & pricey | square-check | Rich | square-xmark 14-day trial | Startup: $59/user/month Professional: $329/user/month | |
4.8 star star star star star | Business Card Scanning | Business Card Scanning | Mobile only | square-check | Limited | square-check | $9.99/month | |
4.45 star star star star star-half | 160+ app integrations | Comprehensive integrations | No free app version | square-check | Rich | square-xmark 14-day trial | $29.90/month or $24.90/month (billed annually) |
Capterra Rating | Free Trial | Free Plan | Starting Price (excluding the free plan) | Maximum Price (for the most expensive plan) | Best for | |
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4.5 star star star star star-half | square-check 14-day | square-check | €15/month/seat billed annually | €792/month/3 seats billed annually + €45/month for each extra seat | Versatility and free plan | |
4.2 star star star star | square-check 30-day | square-xmark But it offers reduced price to authorised nonprofit organisations | €25/user/month | €500/user/month billed annually (includes Einstein AI) | Best overall operational CRM | |
4.3 star star star star star-half | square-xmark | square-check Limited to 3 users | Comprehensive incentive management | €52/user/month billed annually | Small-medium businesses and automation | |
4.5 star star star star star-half | square-check 14-day | square-xmark | €14/seat/month billed annually | €99/seat/month billed annually | Sales teams and ease of use | |
4.1 star star star star | square-xmark | square-check Limited 10 users | $9.99/user/month billed annually | $64.99/user/month billed annually | Free plan for very small teams up to 10 |
CRM goal | Increase the sales conversion rate for qualified leads from marketing automation campaigns by 10% in the next 6 months. | ||||
SMART Breakdown | 1. Specific: It targets a specific area (conversion rate) for a defined segment (qualified leads from marketing automation). | 2. Measurable: The desired increase (10%) is a clear metric, and the timeframe (6 months) allows for progress tracking. | 3. Achievable: A 10% increase is possible based on historical data and potential improvements. | 4. Relevant: Boosting sales from marketing efforts aligns with overall business objectives. | 5. Time-bound: The 6-month timeframe creates urgency and a clear target date. |
Actions | Step 1: Refine lead qualification criteria to ensure high-quality leads are nurtured through marketing automation. | Step 2: Personalize marketing automation campaigns based on lead demographics, interests, and behavior. | Step 3: Develop targeted landing pages with clear calls to action for qualified leads. | Step 4: Implement lead scoring to prioritize high-potential leads for sales follow-up. | Step 5: Track and analyze campaign performance to identify areas for optimization. |
Outcomes | Increased sales and revenue | Improved marketing automation ROI | Marketing and sales alignment | Data-driven marketing optimization |