Sales Strategy

Comment convenir d'un rendez-vous par mail : le guide complet

lemlist team
LAST UPDATED
August 9, 2024
READING TIME
7 min.

Dans le monde professionnel, il est essentiel de maîtriser les méthodes de communication pour maintenir une relation harmonieuse avec ses collaborateurs et partenaires.

Parmi ces méthodes, convenir d'un rendez-vous par mail indispensable.

Comment rédiger un mail efficacement et de manière adaptée à la situation ? Quels éléments sont à prendre en compte ?

Suivez nos conseils pour réussir l'organisation de vos rendez-vous par mail !

Choisissez un objet clair et précis pour votre mail

Le choix de l'objet de votre mail est crucial puisqu'il doit être suffisamment explicite pour intéresser votre destinataire et refléter le contenu de votre message. Insérer le mot "Rendez-vous" dans l'objet permet à votre interlocuteur de comprendre instantanément l'objectif du mail. Il sera donc plus enclin à y répondre rapidement. N'hésitez pas également à mentionner dans l'objet la raison du rendez-vous, ou le nom de la personne/entreprise concernée si cela est pertinent.

Exemple d'objets de mails pour convenir d'un rendez-vous :

     
  • Rendez-vous téléphonique – Bilan Trimestriel Projet XYZ
  •  
  • Demande de rendez-vous physique - Présentation Nouvelle Gamme Produits
  •  
  • Sollicitation d’un entretien avec M. Dupont – Perspectives de collaboration

Rédigez un mail clair et bien structuré

Le corps de votre mail doit être rédigé avec soin pour éviter les malentendus. Commencez par vous présenter si nécessaire, en donnant votre nom, prénom et fonction au sein de l'entreprise. Cela permettra à votre destinataire d'identifier rapidement qui vous êtes et d'établir un lien entre votre identité et le contenu du mail.

Ensuite, exposez clairement la raison pour laquelle vous souhaitez convenir d'un rendez-vous ainsi que les éléments essentiels à partager lors de cet échange. Veillez à adopter un ton professionnel et courtois, même si vous connaissez déjà votre interlocuteur.

Exemple de demande de rendez-vous téléphonique :

Bonjour Mme/M. Dupont,
J'espère que vous allez bien. Je me permets de vous contacter afin de solliciter un rendez-vous téléphonique pour discuter des dernières avancées concernant notre projet en cours, ainsi que des perspectives pour les prochains mois. Serait-il possible de trouver un créneau commun dans les deux prochaines semaines ?
Je me tiens à votre disposition pour déterminer une date et un horaire qui vous conviennent. N’hésitez pas non plus à m’indiquer si vous avez une préférence pour un moment particulier.
Je vous remercie d'avance pour votre disponibilité et reste à votre écoute pour toute question ou précision.
Cordialement,
Votre Prénom NOMVotre fonction / Votre entreprise

Proposez plusieurs options de dates et heures pour le rendez-vous

Afin de faciliter l'organisation du rendez-vous, pensez à proposer plusieurs options de dates et heures. Cela permettra à votre interlocuteur de choisir celle qui lui convient le mieux en fonction de son emploi du temps.

Exemple d'options de rendez-vous :

     
  • Lundi XX/XX entre 10h et 12h
  •  
  • Mardi XX/XX à partir de 14h30
  •  
  • Vendredi XX/XX toute la matinée

Une fois que vous avez obtenu un accord sur une date et une heure, confirmez-le par mail pour éviter tout malentendu ou oublie de dernière minute et fixer ainsi définitivement ce rendez-vous professionnel.

Utilisez un outil de prise de rendez-vous

Afin de convenir d'un rendez-vous qui convient à votre contact, la meilleure solution reste d'envoyer un lien directement vers votre agenda. Ici, votre contact peut réserver le créneau de son choix, directement dans votre agenda !

Et c'est là que lemcal entre en jeu.

Comment fonctionne lemcal ?

1. Créez votre compte lemcal grauitement

2. Personnalisez votre page de prise de rendez-vous

3. Copiez le lien de votre page de rendez-vous

4. Collez-le dans le corps de votre mail

Votre contact clique sur le lien et peut choisir le créneau qu'il souhaite. Vous recevez ensuite une notification et un évènement est créé automatiquement dans votre Google Agenda.

Soyez attentif au suivi

N'oubliez pas de prendre des notes lors du rendez-vous et de réaliser un compte-rendu succinct dès la fin de celui-ci. Ceci est essentiel pour assurer une bonne communication et s'assurer que les objectifs définis lors de ce rendez-vous seront bien réalisés.

En outre, une relance rapide après le rendez-vous est importante, même si c'est simplement pour remercier votre interlocuteur pour sa disponibilité et réitérer vos points clés. Cela constitue une excellente manière d'entretenir une relation de confiance avec vos partenaires et collaborateurs.

Adapter votre approche selon le contexte et la personne concernée

Selon le contexte (rencontre informelle vs négociation commerciale), ajustez le ton et le niveau de formalité de votre mail. Il en découle une plus grande cohérence et un respect du protocole professionnel.

Exemple :

Si vous connaissez déjà personnellement la personne avec qui vous devez fixer un rendez-vous, ou si cette dernière désire donner un caractère moins formel à ce rendez-vous, n'hésitez pas à adapter votre vocabulaire et votre approche selon ces circonstances.

     
  • N’hésitez pas à utiliser l’humour pour détendre l’atmosphère;
  •  
  • Utilisez des expressions familières, sans toutefois tomber dans la vulgarité;
  •  
  • Cherchez à éviter les longs paragraphes remplis d'informations inutiles, préférez plutôt des phrases courtes et pertinentes;

En appliquant ces conseils lors de la rédaction de vos mails pour convenir de rendez-vous professionnels, vous améliorerez grandement l'image que vous donnez à vos partenaires et collaborateurs. Par ailleurs, cela facilitera l'établissement de relations solides et durables au sein de votre environnement professionnel.

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G2 Rating
Price
Best for
Standout feature
Con
4.9
star
star
star
star
star
$30/mo
$75/mo
$2,999/mo
Large, distributed sales teams
AI evaluation precision, gamified KPIs
Lack of tracking system
4.6
star
star
star
star
star-half
Not publicly available
Sales operations and finance teams
Powerful configurability
Limited training resources and complex to navigate
4.4
star
star
star
star
star-half
Not publicly available
Mid-market and enterprise businesses
Comprehensive incentive management
Potentially high cost and steep learning curve
4.7
star
star
star
star
star-half
$15/user/mo
$40/user/mo
Enterprise: custom price
Complex sales structures and businesses of all sizes
Complex sales structures and businesses of all sizes
Steep learning curve
4.6
star
star
star
star
star-half
Not publicly available
Collaborative teams
Connected planning
Complexity and steep learning curve
4.6
star
star
star
star
star-half
Not publicly available
Companies with complex sales structures
Complex incentive compensation management (ICM) with high efficiency and accuracy
Complexity for smaller teams and potentially high costs
4.7
star
star
star
star
star-half
Not publicly available
Companies who want to automate commission calculations and payouts
Simplicity and ease of use
Lack of features like redirection
4.7
star
star
star
star
star-half
$30/user/mo
$35/user/mo
Custom: upon request
Businesses that need a comprehensive and user-friendly sales compensation management software
Ease of use and adoption
Lack of ability to configure the product based on user needs
4.8
star
star
star
star
star-half
Not publicly available
Companies with modern sales culture and businesses who want real-time insights
A built-in dispute management and real-time visibility
Users say it works slowly, customer support is slow
4.9
star
star
star
star
star
$30/user/mo
$50/user/mo
Smaller sales teams
Powerful automation
Lesser user base and average user interface
4.7
star
star
star
star
star-half
Not publicly available
Companies with scalable needs
Automated Commission Calculations
Lack of filtering by date, no mobile app
ERP vs. CRM
ERP
CRM
Summary
Backbone of a business's internal operations.
Backbone of customer-centric interactions and operations.
Goal
To centralize and streamline core business processes in a company.
To increase customer experience, satisfaction and loyalty, and boost sales.
Focus
Internal operations and processes across departments (finance, accounting, inventory, supply chain, HR, and sales).
All interactions with leads and customers.
Manages
Internal business data like financial data, inventory levels, production details, supply chain, HR info.
All customer data like contact info, purchase history, communication history, customer preferences and more.
Users
Finance, accounting, operations, supply chain, and HR departments.
Customer-facing teams like sales, marketing, and customer service.
Benefits
Streamlines operations, improves data accuracy, enhances decision-making, boosts collaboration, increases productivity.
Improves customer relationships, increases sales, strengthens customer service, personalizes marketing campaigns, provides insights.
Price
$150 per user per year on average.
$10 to $30 per user per month on average.
PRM Tool
Rating
Feature
Pro
Con
Mobile App
Integrations
Free Plan
Pricing
4.65
star
star
star
star
star-half
Org-wide alignment
User-friendly layout and database
Suboptimal as a personal CRM
square-check
Lack of tracking system
square-check
Team: $20/month
Business: $45/month
4.7
star
star
star
star
star-half
Social Media Integration
Easy contact data collection
No marketing/sales features
square-check
Lack of tracking system
square-xmark
7-day trial
$12/month
4.75
star
star
star
star
star-half
Block Functions
High customization capability
Not a dedicated CRM
square-check
Limited
square-check
Plus: €7.50/month
Business: €14/month
N/A
Open-source
Open-source flexibility
Requires extensive manual input
square-xmark
Limited
square-check
Self-hosted
$9/month or
$90/year
3.1
star
star
star
Simple iOS app
Ideal for non-tech-savvy users
iPhone only
square-check
iOS only
Limited
square-xmark
1-month trial
$1.49/month or
$14.99/month
3.6
star
star
star
star-half
Smart Contact Management
Feature-rich and flexible
Reported bugs
square-check
Rich
square-xmark
7-day trial
Premium: $13.99/month
Teams: $17.99/month
4.4
star
star
star
star
star-half
Customizable Interface
Customizable for teamwork
Pricey for personal use
square-check
Rich
square-xmark
Standard: $24/member
Premium: $39/member
4.7
star
star
star
star
star-half
Integrated Calling
Integrated Calling
Too sales-oriented & pricey
square-check
Rich
square-xmark
14-day trial
Startup: $59/user/month
Professional: $329/user/month
4.8
star
star
star
star
star
Business Card Scanning
Business Card Scanning
Mobile only
square-check
Limited
square-check
$9.99/month
4.45
star
star
star
star
star-half
160+ app integrations
Comprehensive integrations
No free app version
square-check
Rich
square-xmark
14-day trial
$29.90/month or
$24.90/month (billed annually)
Capterra Rating
Free Trial
Free Plan
Starting Price (excluding the free plan)
Maximum Price (for the most expensive plan)
Best for
4.5
star
star
star
star
star-half
square-check
14-day
square-check
€15/month/seat billed annually
€792/month/3 seats billed annually + €45/month for each extra seat
Versatility and free plan
4.2
star
star
star
star
square-check
30-day
square-xmark
But it offers reduced price to authorised nonprofit organisations
€25/user/month
€500/user/month billed annually (includes Einstein AI)
Best overall operational CRM
4.3
star
star
star
star
star-half
square-xmark
square-check
Limited to 3 users
Comprehensive incentive management
€52/user/month billed annually
Small-medium businesses and automation
4.5
star
star
star
star
star-half
square-check
14-day
square-xmark
€14/seat/month billed annually
€99/seat/month billed annually
Sales teams and ease of use
4.1
star
star
star
star
square-xmark
square-check
Limited 10 users
$9.99/user/month billed annually
$64.99/user/month billed annually
Free plan for very small teams up to 10
CRM goal
Increase the sales conversion rate for qualified leads from marketing automation campaigns by 10% in the next 6 months.
SMART Breakdown
1. Specific: It targets a specific area (conversion rate) for a defined segment (qualified leads from marketing automation).
2. Measurable: The desired increase (10%) is a clear metric, and the timeframe (6 months) allows for progress tracking.
3. Achievable: A 10% increase is possible based on historical data and potential improvements.
4. Relevant: Boosting sales from marketing efforts aligns with overall business objectives.
5. Time-bound: The 6-month timeframe creates urgency and a clear target date.
Actions
Step 1: Refine lead qualification criteria to ensure high-quality leads are nurtured through marketing automation.
Step 2: Personalize marketing automation campaigns based on lead demographics, interests, and behavior.
Step 3: Develop targeted landing pages with clear calls to action for qualified leads.
Step 4: Implement lead scoring to prioritize high-potential leads for sales follow-up.
Step 5: Track and analyze campaign performance to identify areas for optimization.
Outcomes
Increased sales and revenue
Improved marketing automation ROI
Marketing and sales alignment
Data-driven marketing optimization
Table
CDP Software
CRM Software
Approach
Data-centric
Customer-centric
Focus
Interactions across various channels and touchpoints, both online and offline.
Sales, marketing, and customer service interactions.
Functionality
Automatically collects, organizes, tags, and makes data available in real-time.
Helps businesses track customer interactions, sales pipelines, prospects, and service requests.
Goals
Personalized customer experiences across all channels.
Better customer relationships, streamlined processes, and improved profitability.
Benefits
Data integration, management, and accessibility, allowing for detailed analysis and segmentation.
Better communication within teams and with customers by organizing information about customer interactions and history.
Data Handling
Handles both identified and anonymous data, stitches together various data points.
Deals primarily with identified customer data.
Use Cases
Personalized marketing campaigns, targeted advertising, content customization across multiple channels.
Managing campaigns and leads, enhancing customer service, providing better customer support, increasing customer satisfaction and loyalty.
Examples
Insider, Bloomreach, Salesforce Marketing Cloud CDP
HubSpot, Salesforce Sales Cloud Lightning Professional, and Zoho CRM
CRM
Free plan
Best feature
Best for
Con
1. HubSpot CRM
square-check
Sales automation
Sales teams
Up to 1,000 contacts
2. Insightly
square-check
Custom fields
Basic needs
Not enough info about the free plan
3. Agile CRM
square-check
Deal and sales pipeline tracking
Small teams
Up to 10 users
4. Zoho CRM
square-check
Lead and contact management
Businesses of all sizes
Limited to 3 users
5. ClickUp
square-check
Unlimited tasks and unlimited members
Personal use
Up to 100MB storage
6. EngageBay
square-check
Live chat
Small and midsize enterprises
Up to 1,000 branded emails per month
7. Bitrix24
square-check
Unlimited users and 5 scrum teams
Big teams
Up to 5GB of cloud storage
8. FreshSales
square-check
Easy to use and simple setup
Beginners
Up to 3 users
9. Mailchimp
square-check
Very beginner friendly
Marketing teams
Send up to 500 branded emails per month
Type of Affiliate Marketing
Unattached
Related
Involved
Format
Paid advertising
Social media or YouTube channels
Dedicated website or blog
Focus
Quick income
Your niche
Your audience
Engagement with your audience
square-xmark
square-check
square-check
square-check
square-check
Very close connection with your audience
Pro
Little effort
Higher credibility thanks to your niche
Long-lasting and scalable
Con
Paid ads cost a lot
Potential for bias since you don’t use the thing you promote
Require time, effort, and dedication

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