Se esiti prima di inviare quell'email fredda perché non eri nemmeno sicuro che sia legale fare cold outreach, non sei il solo.
C'è un enorme malinteso secondo cui il cold emailing non sia in linea con le normative del GDPR.
Il GDPR è l'acronimo di General Data Protection Regulation, una direttiva dell'Unione Europea progettata per proteggere i dati personali dei cittadini dell'UE.
E sì, copre la divulgazione via email.
Ma da nessuna parte si afferma categoricamente che il cold emailing sia illegale. È tutta una questione come lo fai.
In questo articolo, chiariremo il mito sul GDPR e sul cold emailing e ti forniremo consigli pratici sull'invio di email fredde che sono legali al 100%.
7 consigli per rendere il tuo cold outreach conforme al GDPR
Suggerimento #1: avere uno scopo chiaro e un interesse legittimo
Prima di premere il pulsante di invio, chiediti perché stai inviando questa email.
Ai sensi del GDPR è necessario uno scopo chiaro per il trattamento dei dati personali: potrebbe trattarsi di un legittimo interesse commerciale.
Ma ricorda, il solo voler vendere qualcosa non lo rende un «interesse legittimo».
Assicurati invece che la tua attività di sensibilizzazione sia in linea con la professione o il ruolo del destinatario e possa avvantaggiare il destinatario.
Ad esempio, se ti rivolgi a un responsabile tecnico, discuti di qualcosa che lo aiuti a semplificare i processi del suo team di sviluppo e semplificargli la vita.
Suggerimento #2: sii trasparente su chi sei
Assicurati sempre che il destinatario sappia chi sei.
Ciò significa che non ci sono dettagli nascosti del mittente. Sii chiaro sulla tua identità e sull'azienda che rappresenti.
Ad esempio, non devi sprecare il contenuto della tua email per parlare di te, ma devi avere una firma chiara, includere link ai tuoi social e avere un indirizzo email che si spiega da sé.
Suggerimento #3: fornire un'opzione di esclusione
Offri sempre al destinatario un modo semplice per disattivare o annullare l'iscrizione alle tue e-mail.
Se rinunciano, assicurati di non inviargli mai più un'email.
Ad esempio, includi una riga nella parte inferiore dell'email, ad esempio: «Non sei interessato? Fai clic qui per non ricevere più email come questa»
Suggerimento #4: archivia i dati dei tuoi potenziali clienti in modo sicuro
Se stai archiviando indirizzi email o altri dati, devi assicurarti che siano sicuri.
Investi in misure di sicurezza per prevenire le violazioni dei dati.
Ad esempio, crittografa la tua mailing list o utilizza piattaforme CRM sicure come Salesforce, che offrono misure di protezione dei dati.
Suggerimento #5: Aggiorna regolarmente il tuo database
Mantieni la tua mailing list pulita e aggiornata. Controlla regolarmente eventuali rimbalzi, risposte fuori sede o qualsiasi altro indicatore che indichi che le tue email sono indesiderate.
Ad esempio, dedica un giorno al mese a filtrare le email respinte e assicurati che i potenziali clienti che hanno scelto di non ricevere le tue email.
Suggerimento #6: conserva la prova di come hai ottenuto i dati di qualcuno
Se qualcuno ha condiviso pubblicamente il proprio indirizzo email (durante una conferenza, online o di persona), conservane sempre un registro. È la tua prova del consenso e, ai sensi del GDPR, dimostra che hai l'autorizzazione.
Ad esempio, se qualcuno ha condiviso con te il suo biglietto da visita durante una conferenza, puoi successivamente trasferire questo dettaglio nei tuoi record digitali.
Suggerimento #7: Usa il doppio opt-in
Questo non è obbligatorio ai sensi del GDPR, ma è una buona pratica.
Un doppio opt-in assicura che la persona voglia davvero avere tue notizie, riducendo le possibilità di eventuali problemi di conformità in seguito.
Ad esempio, dopo che qualcuno ha mostrato interesse iniziale, invia un'email di follow-up: «Grazie per esserti connesso! Conferma il tuo interesse facendo clic qui».
Conclusioni chiave
Puoi inviare email fredde e rimanere conforme: è tutta una questione di approccio.
Il GDPR non dice «Non inviare email fredde». Dice: «Se invii email fredde, rispetta i dati personali e hai chiari motivi per contattarli».
Azioni come una comunicazione chiara, la riduzione al minimo dei dati e l'offerta di facili opzioni di opt-out sono modi semplici ma efficaci per rimanere conformi.
P.S. gli utenti di lemlist possono certificare che i dati dei loro potenziali clienti saranno raccolti ai sensi del GDPR, direttamente dalla loro app di sensibilizzazione. Se desideri far crescere la tua attività con e-mail fredde evitando problemi legali, inizia qui la tua prova gratuita di 2 settimane!
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